底特律绿色工业学院青年志愿者协会章程

二〇二〇年九月

第一部分  底特律青年志愿者协会简介

一、底特律青年志愿者协会概况

    底特律青年志愿者协会创建于2020年，湖北工业大学底特律学院是一个集奉献、关爱、进取为一体的学生公益组织，联盟以“弘扬社会主义核心价值观”为思想引领，秉承“奉献友爱，互助进步”的志愿精神，发动学院学生投身校内外志愿者活动的公益组织。底特律青年志愿者协会坚持贴近实际、贴近生活、贴近群众，将专业实践与社会服务相结合，运用群众喜闻乐见的方式传递爱心，回馈社会。底特律青年志愿者协会具有完善的体制机制建设，共设3个部门分别为：实践部、秘书处、宣传部，各部门各司其职、互相协助、快速高效的完成各项任务。

二、底特律青年志愿者协会建设

(一) 指导老师

(二) 成员组成

(三) 职能简介

 

各部门职能简介

（1）会长：负责社团工作的指导，分管并监督各部分的具体工作；负责重大事情的决策；负责各部门主要工作决策及工作的执行。

（2）副会长：组别有细分工作的，由副会长统一领导，不再出现二层领导；负责具体工作的展开和执行，对部门内的日常事物进行决策，参与重大事情的决策。

（3）宣传部是底特律青年志愿者协会对内外进行宣传和展示活动的窗口，是协调底特律青年志愿者协会各部门开展活动的一个重要职能部门。主要负责在开展活动时及时撰写宣传材料（新闻稿）、制作宣传板和横幅以及活动拍照等；借助微博、微信、官Q等网络平台，及时更新底特律青年志愿者协会的最新动态，进行宣传报道工作；加强底特律青年志愿者协会各部门以及与校内其他社团之间的信息交流。

（4）秘书处根据部门策划案的任务命令把协会的人员召集起来并把任务分配到每个人每个小队，使活动有效的执行。负责主持监管院青协的各项事务工作，做好各项会议记录，配合各部门组织策划活动，监督各项活动按要求实施，并做好总结和存档工作；负责内部机构设置、岗位职责、成员招新的审查管理；制定相关人事考核管理制度，年终时对每一位成员进行考核，并实行奖惩制度。同时，做好活动时对成员安排排班工作。

（5）实践部是一个专门负责活动的执行与管理的部门。实现在志愿服务活动中的精细化管理，将各种职责落实到个人，且全权负责活动过程的有序进行。处理活动中出现的各种问题，并寻找解决方案。是一个将所有活动策划落实到实处的部门。

 

 

 

 

底特律青年志愿者协会2020年部门组成

学生负责人：张玉婷、刘梦雪、胡青青

部门名称	部长	副部长	成员
实践部	于晓凤	揭振宇
秘书处	谢静静	黄粱羽
宣传部	向傲寒	彭波

 

 

 

三、规章制度介绍 

（一）部门成员的权利和义务

1. 权利

（1）对底特律青年志愿者协会规章制度提出修改意见和建议；

（2）向负责人推荐优秀成员的权利。

（3）有计划地组织开展志愿服务。

2. 义务

（1）热爱部门，不以部门名义谋取私利、损害部门名誉；

（2）自觉维护部门声誉，做好底特律青年志愿者协会形象宣传工作，富于爱心、甘于奉献；

（3）积极主动参加部门各项活动，严格遵守部门规章制度，认真完成工作内容，用心志愿服务，积极传播志愿文化。

（4）严格守时观念，尊重服务组织方，保障服务对象隐私。

（5）服从志愿组织的相关工作分配。

（6）不在志愿服务中谋求个人利益。

（7）不主动追求志愿服务的荣誉。

（8）接受组织给予的认可和肯定。

 

（二）会议制度

底特律青年志愿者协会会议制度

底特律青年志愿者协会会议制度旨在加强各部门之间的沟通合作，提高工作效率和工作质量，更好的开展学生工作。

会议形式：线下会议、线上会议。

主要以线下会议为主，线下会议通过教室会议和操场座谈会议进行；如有特殊情况，如天气恶劣、放假期间及时间无法协调好，可采取线上会议形式，线上会议通过QQ群语音会议和腾讯会议进行。

 

会议要求：

1. 平常每周一次例会，每次会议前由底特律青年志愿者协会部门成员借好办公室并通知全体成员开会地点。所有底特律青年志愿者协会成员须按时参加，不得迟到、旷到，特殊情况需提前向负责人请假。

2. 请假实行“一小时请假制”，即在会议开始的前一个小时内突然请假无效。每月请假三次算一次旷到，每月旷到三次责令退出部门。

3. 开会时需带上工作记录本和笔，做好会议记录，不许使用手机进行会议记录，形成良好的会议习惯。

4. 所有与会人员须尊重发言人，不得喧哗，吵闹，应认真做好笔记，不得做与会议无关的事宣。

5. 参加会议前须将手机关机或调为振动，会议期间不能随意接打电话，会议期间不允许随意走动、进出会议室，不得做出任何干扰会议的行为。

6. 在自由讨论环节，所有与会人员皆可提出意见和建议，富有可行性的建议经部门成员一致认可后将被采纳生效。

7. 会议结束后，需保持开会地点干净整洁，置物有序，离开时关好门窗、电灯、电脑、风扇、空调等。

8. 每周一晚上九点召开周例会，会议由部长主持，但要求每位成员对一周的工作进行总结，然后自由讨论工作中遇到的问题和下周的工作计划。

 

 

（三）工作制度

底特律青年志愿者协会工作制度

1. 底特律青年志愿者协会日常工作采取“分组负责制”，全体成员将根据不同活动进行分组，每个组负责一个活动的工作策划、实施方案和工作总结。每个组员协助组长完成各项工作，组长需在活动结束后上交活动总结。

2. 活动值班要求：

 

（1）负责成员须按照活动时间提前到达活动场地准备，不得迟到、早退；

（2）活动期间不得做与工作无关的事情；

（3）注意保存活动照片和材料；

（4）活动期间应礼貌对待过往行人，积极主动，灵活变通；

（5）若需与其他部门合作，必须体现互帮互助、团结协作的精神；

（6）若遇自己无法处理的事情须及时向负责人和老师反映。

3. 每次活动结束后须做好总结、汇总工作。

4. 每学期期末时，各部门应写好学期工作总结，按时交给负责人。

 

 

 

第二部分 底特律青年志愿者协会活动制度

一、 活动策划制度

（1）负责部门

1.主要部门：实践部；

2.协助部门：秘书处、宣传部

 

（2）策划前期准备工作

1.实践部成员应有足够多的素材积累，从中寻找与社志愿活动相关的创新点；

2.实践部开会期间，应积极讨论活动的相关内容，做到创新创意。

 

（3）活动策划过程

1.活动基本资料：

（1）活动名称：一个符合活动核心的且便于记忆的名字；

（2）活动主题：贯穿于整个活动的核心，整个活动围绕某个中心进行；

（3）活动背景：在什么情况下开展该活动；

（4）活动目的和意义：为什么开展该活动，从该活动中能够得到什么；

（5）活动举办方：①活动主办方：底特律青年志愿者协会；②活动协办方：赞助商或别的社团组织；

（6）活动参与人员：①工作人员；②其他成员（仅参与活动环节）；

（7）活动时间

（8）活动地点

2.活动流程：

（1）日期流程图：按日期进行， 如9月19日做什么，9月20日做什么； 

（2）时间段流程图：按时分进行，如20：00做什么，21：00做什么；

3.活动内容及规则：

（1）活动开始前准备工作：①确定参加人员；②人员分组（有则写，无则不写）；③签到签退工作；④工作人员分配等等；

（2）活动内容讲解：①此次活动内容概述；②活动内容的目的和意义；

（3）活动要求细则：①此次活动要求的详细内容；②此次活动的具体操作；③活动要求的相关附件。

4.活动准备：

（1）物资准备：需要注明的内容如下表

 

（2）人员安排：需要注明的内容如下表

 

 

5.活动预期：

（1）产生怎样的影响，起到了怎样的作用；

（2）财务预算。

6.相关附件：

（1）工作人员联系方式；

（2）参与人员联系方式；

（3）工作人员工作手册及注意事项；

（4）参与人员注意事项；

（5）活动介绍及相关对外公开的宣传内容；

（6）活动内容的相关附件。

 

（4）策划过程联动

1.实践部与秘书处：

（1）实践部在策划开始前，与秘书处进行一个简单沟通，将此次开展的大概想法进行交流，由秘书处给出一个大概的活动预算；

（2）实践部在此期间需要与秘书处不断进行沟通，最终需提前一周确定活动所需购买的物资。

2.实践部与宣传部：

（1）实践部需要与宣传部进行宣传工作的确认，落实好后写进策划中去；

（2）宣传部需要提供相关支持，例如文案的撰写，海报的制作，活动照片的拍摄等，并对宣传方案提出修改建议；

3. 实践部内部的沟通联动：

（1）实践部在策划期间需要不断与执行组进行沟通，看是否能够开展活动的具体内容及达成活动所需的效果；

（2）实践部提出活动流程的修改方案，以在活动效益最大化的前提下，使得活动开展执行得更简单化流程化专业化。

（3）在活动策划过程中进行三次线下沟通，活动构思阶段一次，确定初稿后进行一次，最后定下终稿再进行一次；

（4）其余的修改补充都可以在例会或者线上沟通。

 

（5）活动策划指导建议

1.活动首先需要有意义，其次才是有意思；

2.活动策划务必要详略得当，简单易懂；

3.活动策划需要具有可操作性可实施性；

4.活动需要有创新创意；

5.活动开支需要以财务支出最小换取最大效益为主，提倡勤俭节约；

6.策划注重全局观，过程流程化系统化细节化；

7.策划过程中注意人员分工，但思想又高度统一。

8.策划修改后，及时进行文件名的时间修改，避免工作人员把更新前后的策划混淆，不易区分，不清楚最新更新内容。

 

（6）时间规范

1.活动构思距离宣传周提前3个星期完成，有个大概的思路；

2.初稿距离宣传周提前2个星期完成，初稿要求除细节外其他大框架全处搭建完成，后期修改不再有大的变动，并进行1次活动模拟；

3.终稿距离宣传周提前1个星期完成，并进行1次活动模拟，终稿要求除个别细节需要修改完善外，其余处分全处确定；

4.个别细节的修改完善。

 

二、 活动执行制度

（一）负责部门

1.主要部门：实践部；

2.协助部门门：宣传部、秘书处。

 

（二）活动执行

1.活动策划期间：

（1）及时跟进策划进度；

（2）策划制定过程中，不断对策划进行可行性分析，协助完善策划内容，尤其是活动流程方面的实施性和操作性问题；

（3）活动处内处进行初步的人员分工安排，责任到个人；

（4）做好每一活动环节可预见状况的现场控制预想。

2.活动正式开始执行：

（1）将策划内容精准落实到位，并时刻与实践部进行沟通，以免误解策划内容；

（2）做好与宣传部的对接，提前做好活动宣传的准备，推文、海报以及相关图片、活动所需的手绘画和手工道具等提前3天准备齐全；

（3）做好人员安排工作，并确认人员的工作内容是否通知到位；

（4）采购及清点物资情况，为活动做好物资准备

（5）进行活动模拟，策划初稿阶段进行1次活动模拟，策划终稿阶段再进行1次活动模拟，注重细节；

3.活动宣传时间：

（1）注意查看每日推文是否按时推送，推文内容，海报内容，是否有差错；

（2）宣传时间所需物资是否准备齐全并按指定要求执行；

（3）宣传内容及工作内容是否已落实到每个工作人员身上；

（4）及时进行宣传情况的反馈和改进；

4.活动正式开展：

（1）再次确认策划内容无误并开始活动；

（2）提前半小时确定物资和工作人员是否到位，工作人员要及时进行沟通和交流，共享现场活动状况；

（3）提前10分钟确认参与人员是否到位，相关工作人员是否及时反馈；

（4）指定相关附件并提醒工作人员和参与人员进行阅读了解，如：

①活动期间，工作人员务必要注意参与活动的人员安全，同时自我也要注意安全，要坚守岗位，不得擅自离场；

②工作人员务必要准时到场，不得迟到，有事要提前1天请假等等。

5.活动结束：

（1）进行人员考核，包括工作人员和参与人员；

（2）活动结束后，工作人员要迅速收拾好物资，当场清点好活动物资；

（3）打扫活动场地；

（4）活动文件的整理汇总。

（三）执行过程联动

1.实践部和秘书处：购买物资确认后，与秘书处对接，将活动所需物资购买到位；活动完成后，将相关文件进行汇总，归档进秘书处档案库。

2.实践部和宣传部：活动处及时将最新的策划内容与宣传部运营组沟通，将宣传推文、海报及所需图片、活动所需的道具等及时落实到位，并时刻跟进进度。

3.实践部内部联动：确定参与人员的人数，以此对处分物资的采购进行适时的调整，避免造成物资的浪费。

（四）活动执行指导建议

1.执行过程注重全局观，过程流程化系统化细节化；

2.执行过程中注意人员分工，但行动又高度统一。

（五）时间规范

1.确保策划初稿距离宣传周提前2个星期完成，并进行一次活动模拟；

2.确保策划终稿距离宣传周提前1个星期完成，并进行1次活动模拟；

3.确保宣传推文、海报以及相关图片提前3天准备完毕，并在当天正常进行推送；

4.活动开展当天，确保物资及工作人员提前30分钟就位。

 

三、 财务预算

（一）负责部门

秘书处

（二）活动预算

1.依据实践部给出的活动构思，给出预算资金；

2.策划初稿完成后，依据策划内容，再次进行活动预算；

3.确认最终活动所需购买的物资及其它活动开支。

（三）财务预算指导建议

1.活动开支需要以财务支出最小换取最大效益为主，提倡勤俭节约；

2.由于协会物资采购大多是网购，因此需要提前一周确定所需购买的物资，以确保物资能够提前2天到位；

3.财务分析落实到位。

 

（四）时间规范

1.确保活动构思距离宣传周提前3个星期完成，给出第一次的活动预算；

2.确保策划初稿距离宣传周提前2个星期完成，进行活动预算的修改；

3.确保策划终稿距离宣传周提前1个星期完成，做出最终活动所需购买的物资及其它活动开支的方案；

4.活动结束后，2天内对物资进行清点。

 

四、 活动宣传制度

（一）负责部门

宣传部

（二）工作内容

1.活动宣传周和活动开展期间所需的推文、海报及相关图片的准备和制作，并在规定时间发布；

2.对活动摆点宣传进行照片拍摄，并发布相关推文。

 

（三）宣传过程的联动

1.宣传部与实践部：提前与活动处了解活动宣传的内容，提前做好宣传准备工作，如推文的形式和大概内容；

2.宣传部与实践部：宣传部依照实践部的要求，结合活动内容对推文进行修改和完善；

3.宣传部内部联动：活动内容和推文内容部门内部及时沟通交流，让海报及相关图片符合活动内容和推文内容。

 

（四）活动宣传指导建议

1.宣传部需提前准备，不应临时发布推文；

2.依照宣传制度，准备和制作各类推文、海报、相关图片、视频等宣传内容；

3.需要发挥部门专业优势给予活动处在宣传方面的建议。

 

（五）时间规范

1.距离活动宣传周提前2周时应了解活动的大概内容，做好推文的框架、内容构思、海报的模板准备等；

2.距离活动宣传周提前1周时应对活动宣传内容进行准备和制作；

3.所有宣传内容提前3天准备到位，处于待发状态；

4.发布宣传内容当天及时进行发布，不得拖沓。

 

 

 

 

第二部分  底特律青年志愿者协会未来展望

  底特律青年志愿者协会始建于2020年，是一个集奉献、关爱、进取为一体的学生公益组织，联盟以“弘扬社会主义核心价值观”为思想引领，秉承“奉献友爱，互助进步”的志愿精神，发动学院学生投身校内外志愿者活动的公益组织。底特律青年志愿者协会具有完善的体制机制建设，共设3个部门分别为：实践部、秘书处、宣传部，各部门各司其职、互相协助、快速高效的完成各项任务。

  作为一个新生的志愿组织，底特律青年志愿者协会以关注学生发展，呼吁爱心奉献，共建和谐美好校园为宗旨，以立足社会弱势群体，关注自然生态保护，发展社区工作为核心，以底特律绿色工业学院自身专业优势为依托。在新的一年策划展开环境保护，普法宣传，社区援助等志愿活动。依靠湖工大公益联合会、志愿者工作部和外校志愿服务队等校内外力量，建立底特律青协活动体系。

  公益无小事，吾将上下而求索。第一届底特律青年年志愿者协会全体成员必将全力以赴，以十二分的精神开启底特律绿色工业学院青年志愿者协会辉煌的征程。